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PandaDoc es la plataforma completa de gestión de documentos que permite crear, enviar, firmar electrónicamente y rastrear documentos en un solo lugar. Descubre más sobre PandaDoc
PandaDoc es la solución completa de documentos digitales, diseñada para la eficiencia. Crea, envía, rastrea y estampa tu firma electrónica a documentos, todo desde una plataforma intuitiva y fácil de usar. Da un enorme impulso a tu CRM con las integraciones de PandaDoc. PandaDoc es una plataforma ideal para administrar documentos de organización, incluidas propuestas, cotizaciones, contratos, documentos de RR. HH. y más. Creación de documentos enriquecidos con un solo clic. Acceso a documentos completos desde el interior de la plataforma en cualquier momento. Descubre más sobre PandaDoc

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Bitrix24 es una plataforma de gestión de documentos gratuita que utilizan más de 4 millones de empresas en todo el mundo. Disponible en la nube y en instalación local. Descubre más sobre Bitrix24
Bitrix24 es una plataforma de gestión de documentos gratuita que utilizan más de 4 millones de empresas en todo el mundo. Disponible en la nube y de manera local (acceso de código abierto). Unidad personal, de grupo y de empresa; sincronización de archivos; uso compartido de archivos; acceso móvil; edición de documentos en línea y sin conexión; edición multiusuario y más. Descubre más sobre Bitrix24

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Para organizaciones más grandes con más de 20 usuarios. Listo para control de versiones, flujo de trabajo, cumplimiento, web, escritorio y dispositivo móvil. API gratis Descubre más sobre FileHold
Para organizaciones más grandes con más de 20 usuarios. FileHold escala para ofrecer asistencia a miles de usuarios y millones de documentos utilizando la arquitectura orientada a servicios de Microsoft y el marco .NET. Procesos automatizados de flujo de trabajo y aprobación de documentos. Integración de MS Office, control de versiones, grupos de usuarios seguros, búsqueda potente. Instalado en el lugar o en la nube, escritorios y dispositivos móviles. Escaneo de documentos con OCR. API documentada libre, AD opcional, SharePoint y firma electrónica. Descubre más sobre FileHold

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ABBYY FineReader 15 es un software PDF universal que permite trabajar de manera eficiente con documentos, tanto PDF como escaneados, en entornos laborales digitales. Descubre más sobre ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader® 15 es una herramienta PDF para trabajar de manera más eficiente con documentos digitales. Gracias a la tecnología OCR basada en IA de ABBYY, FineReader integra documentos escaneados en flujos de trabajo digitales y facilita la digitalización, conversión, recuperación, edición, protección, intercambio y colaboración en todo tipo de documentos para entornos laborales digitales. Descubre más sobre ABBYY FineReader PDF

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Bynder es una solución innovadora basada en la nube para profesionales de marketing que buscan simplificar la forma en que administran el contenido digital. Descubre más sobre Bynder
Bynder permite crear, capturar, descubrir y distribuir los activos digitales de marca, productos o marketing, incluidos documentos. Administra tus documentos aprovechando las estructuras de taxonomía personalizadas y la búsqueda de texto en el cuerpo. Descubre más sobre Bynder

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Prueba gratis; precio desde 29 $ al mes. Crea fácilmente un documento inteligente (PDF, Word, etc.), combínalo con datos y obtén el resultado que desees. Descubre más sobre Formstack Documents
Prueba gratis sin riesgo con evaluaciones ilimitadas. Los planes están disponibles a partir de 29 $ mensuales. Formstack Documents automatiza la creación de documentos para que nunca tengas que copiar y pegar de nuevo. Combina automáticamente los datos de la nube en un PDF, un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel o una presentación de PowerPoint al instante, sin levantar un dedo. Es sencillo: simplemente configura un documento (o plantilla) en WebMerge e intégralo con los servicios populares para enviar tus datos a ese documento y recibirás una copia fusionada. Un proceso fluido. Automatizado. Fácil. Descubre más sobre Formstack Documents

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Windward es un generador de informes y documentos integrado para datos de gran volumen en un entorno de diseño fácil de usar. Descubre más sobre Windward Core
La solución Windward es ideal para software comercial (OEM), integrador de sistemas y desarrolladores empresariales que necesitan agregar las funciones de informes y DocGen a los productos de escritorio, en línea, SaaS o móviles. Los motores de informes .NET o Java se pueden integrar rápidamente en 14 líneas de código, lo que significa un tiempo de comercialización más rápido. Windward permite el diseño sin restricciones a través de AutoTag, la herramienta de diseño de plantillas basada en Office. Cualquier usuario puede crear y revisar plantillas rápidamente, liberando recursos de desarrollo. Descubre más sobre Windward Core

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Juro es una plataforma todo en uno de gestión de documentos y contratos que permite a los equipos legales y empresariales optimizar su flujo de trabajo de documentos. Descubre más sobre Juro
Juro es una plataforma todo en uno de gestión de documentos y contratos que permite a los equipos legales y empresariales crear, administrar, acordar y supervisar sus documentos en un espacio de trabajo unificado. Dedica menos tiempo a trabajar en múltiples herramientas y permite que tu equipo cierre sus acuerdos más rápido con funciones de automatización de autoservicio, flujos de trabajo colaborativos y un repositorio repleto de datos. Descubre más sobre Juro

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Administra todo el ciclo de vida de los documentos y el contenido, incluido el control de versiones, la gestión del ciclo de vida, las anotaciones, las revisiones y las firmas electrónicas. Descubre más sobre Dot Compliance
Administra todo el ciclo de vida de los documentos y el contenido, incluido el control de versiones, la gestión del ciclo de vida, las anotaciones, las revisiones, las firmas electrónicas y el uso compartido. Integración de Office 365 que facilita la colaboración y la edición; lectura y comprensión de la gestión de formación, incluida la selección directa del público y el examen aplicable; gestión de carpetas, incluida la revisión de documentos y registros; pista de auditoría completa y firmas electrónicas conformes a 21 CFR parte 11, parte 820 y más. Descubre más sobre Dot Compliance

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AIDA extrae información de cualquier documento, sin previa capacitación y los coloca a disposición para cualquier flujo de trabajo o archivado simple. Descubre más sobre AIDA
AIDA (inteligencia artificial para la automatización de documentos, por sus siglas en inglés), gracias a su motor híbrido de inteligencia artificial, puede reconocer documentos y extraer información de ellos, sin la necesidad de aprendizaje anterior. Está alojado completamente en la nube y es accesible desde cualquier dispositivo para hacer que los datos extraídos estén fácilmente disponibles para cualquier flujo de trabajo: en la aplicación, la PC, la nube, sistemas ERP, ECM, CRM, etc. Descubre más sobre AIDA

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Guarda y clasifica correos electrónicos directamente desde Outlook 365 hasta SharePoint y Teams. Descubre más sobre Email Manager for Microsoft 365
Este software facilita la captura de correos electrónicos y la colaboración. Redefine la captura y el intercambio de registros y conocimiento en la nueva era de la movilidad de Microsoft 365 (anteriormente Office 365). Guarda los correos electrónicos y archivos adjuntos de Outlook en la versión de Microsoft 365 de SharePoint y Microsoft Teams desde cualquier dispositivo. Comparte enlaces a archivos con compañeros y archiva múltiples correos electrónicos y archivos adjuntos a la vez en estas plataformas de colaboración. Aprovecha la potencia de las funciones avanzadas de gestión de datos de Microsoft colocando etiquetas a tu contenido. Descubre más sobre Email Manager for Microsoft 365

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Southpaw TACTIC es un motor de flujos de trabajo de extremo a extremo que organiza los flujos de trabajo complejos de personas, procesos y millones de activos. Descubre más sobre TACTIC
Las soluciones TACTIC de Southpaw ofrecen la única plataforma de orquestación inteligente con un motor de flujos de trabajo integral de extremo a extremo y con DAM (gestión de activos digitales, por sus siglas en inglés) para manejar flujos de trabajo empresariales grandes y complejos que pueden incluir millones de activos con múltiples tipos de datos, modelos de datos y terminologías. Las soluciones Southpaw se personalizan para el entorno de flujos de trabajo específico de cada cliente. El equipo de servicios profesionales de Southpaw está disponible para desarrollar, codificar y extender la funcionalidad de TACTIC. Descubre más sobre TACTIC

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Transforma los procesos centrados en documentos y empodera a los usuarios de la empresa con una excelente solución de generación y automatización de documentos. Descubre más sobre Xpertdoc
El innovador e intuitivo producto de generación y automatización de documentos Xpertdoc permite simplificar, optimizar y automatizar procesos consistentes para mejorar y acelerar la creación, generación, gestión, entrega, almacenamiento y firma electrónica de documentos. Todo ello da como resultado comunicaciones mejoradas, procesos empresariales acelerados, mayor productividad y menor dependencia de TI. Además, ofrece integraciones con plataformas CRM líderes y sistemas empresariales principales, como ERP, CPQ, ECM y más. Descubre más sobre Xpertdoc

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Solución basada en la nube para archivado, análisis e indexación de archivos. Archiva en tu propio almacenamiento en la nube. Descubre más sobre SISCIN
SISCIN FileArchiver es una solución de análisis, archivado e indexación de archivos basada en la nube. Es un único panel de control que ofrece una visibilidad completa de todos los datos del servidor de archivos. SISCIN lleva un inventario del servidor de archivos y te presenta informes que muestran los archivos más grandes, los más antiguos, los duplicados y mucho más. La solución también puede automatizar el proceso de mover los archivos antiguos o de poco acceso a tu propio almacenamiento en la nube, facilitando además que los usuarios puedan recuperarlos rápidamente mediante accesos directos. Descubre más sobre SISCIN

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MuPDF es una solución de renderizado de PDF ultrarrápida y ultraligera. Está disponible como biblioteca, SDK y kit de herramientas de aplicaciones móviles. Descubre más sobre MuPDF
MuPDF es un renderizador de PDF rápido, ligero y de alta calidad. Con funciones flexibles y personalizables, MuPDF se puede usar en una amplia gama de aplicaciones como renderizador, visor o kit de herramientas de PDF. Sus funciones interactivas incluyen anotaciones, relleno de formularios, firmas digitales y ediciones. MuPDF es compatible con una amplia variedad de entornos de programación y sistemas operativos y está optimizado para cada plataforma. Ofrece enlaces de idioma para Java, C++ y Python, así como visores web. Descubre más sobre MuPDF

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Guarda y clasifica archivos en SharePoint directamente desde Microsoft 365, incluso en dispositivos móviles. Descubre más sobre Colligo Office Connect for Microsoft 365
Acceso intuitivo a SharePoint desde Microsoft 365. Aprovechar toda la potencia de SharePoint es muy fácil cuando puedes hacerlo sin salir de Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Los usuarios obtienen acceso instantáneo allá donde estén y no necesitan tener conocimientos de SharePoint. Descubre más sobre Colligo Office Connect for Microsoft 365

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Archiva tus facturas de proveedores de BasWare IP desde tu solución BasWare Invoice Processing sin perder los datos. Descubre más sobre Uncode Invoice Archive
Con Uncode Invoice Archive, podrás almacenar fácilmente todos los datos y documentos de tu solución BasWare Invoice Processing. Funciones de la solución Uncode Invoice Archiving: - Almacena todos tus datos de BasWare Invoice Processing: visualiza todos tus datos de facturas de BasWare (con asignaciones de cuentas de encabezado y partidas). - Accede a todas tus imágenes y archivos adjuntos de BasWare: visualiza todos los archivos adjuntos vinculados a tus facturas de BasWare IP. - Mantén todo tu historial de facturas. - Búsqueda de múltiples criterios: encuentra todas tus facturas. Descubre más sobre Uncode Invoice Archive

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Aplicación basada en la web diseñada para almacenar, crear y editar hojas de cálculo y documentos en línea. Hay plantillas, gráficos y comentarios disponibles.
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Sistema de intercambio de archivos que te permite transferir contactos, fotos, videos y eventos del calendario.
Google Drive es un servicio de almacenamiento y sincronización de archivos desarrollado por Google. Lanzado el 24 de abril de 2012, Google Drive permite a los usuarios almacenar archivos en los servidores propios, sincronizar archivos entre dispositivos y compartir archivos. Descubre más sobre Google Drive

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Dropbox Business es la solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos que los empleados adoran y en la que confían los administradores de TI. Comienza gratis hoy mismo.
Dropbox Business es un espacio de trabajo central que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y favorece un trabajo fluido. Todo el contenido del equipo está en un solo lugar, lo que facilita la colaboración y el enfoque en el trabajo importante. Dropbox Business cuenta con la confianza de más de 300 000 equipos de negocios en todo el mundo y de más del 50 % del Fortune 500 gracias a sus funciones de sincronización de archivos, colaboración, administración y seguridad líderes en el sector que crecen junto con los equipos. Descubre más sobre Dropbox Business

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Software líder de hojas de cálculo y análisis de datos. Normalmente se incluye con Microsoft Office.
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Un conjunto integrado de aplicaciones incluye correo electrónico, calendario y libreta de direcciones a las que se accede a través de Internet en horario ininterrumpido.
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Paquete de productos de colaboración para equipos y pequeñas empresas. Conferencias en la web, intercambio de archivos y programación en la nube.
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Software de intercambio de archivos basado en la web que te permite tener acceso y compartir archivos y fotos en PC, Mac, Android e iOS.
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Box es una plataforma de gestión de documentos, activos y contenidos.
Box funciona en cualquier navegador y te permite almacenar y administrar fácilmente todo tu contenido en línea. También te permite compartir archivos al instante y acceder a documentos desde cualquier lugar. No importa qué dispositivo elijas; obtienes acceso rápido y fácil a documentos, planes de proyectos, presentaciones y videos. Siempre ten a mano el último discurso de venta para tus clientes, en línea o sin conexión. Box facilita que los administradores mantengan una vista central de todo el contenido y los usuarios en su cuenta a través de una potente consola de administración. Descubre más sobre Box

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Visualización y uso compartido de aplicaciones y escritorio, herramientas de anotación, mensajería instantánea, diapositivas web y pizarras.
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Confluence puede ser tu única fuente de información veraz. Utiliza esta herramienta para almacenar y compartir información de manera eficiente en toda tu organización.
Las organizaciones usan cada vez más recursos digitales. Se acabaron los días en que los documentos importantes se guardaban en papel. Únete al movimiento digital haciendo que Confluence sea tu única herramienta de software de gestión documental. Aumenta tu eficiencia al crear una única fuente de información veraz y distribuir información importante en toda la organización con un solo clic. Descubre más sobre Confluence

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BIM 360 es la herramienta perfecta para los gestores de proyectos, de campo y BIM para acelerar la entrega, ahorrar dinero y reducir el riesgo.

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Wrike es un software de colaboración usado para gestionar documentos con revisión visual, colaboración en tiempo real y tablas Kanban.
Wrike es un software de gestión del trabajo usado por más de 20 000 empresas. Optimiza la gestión de documentos con almacenamiento de archivos contextual y en la nube. Comparte documentos con tareas y formularios, acorta ciclos de aprobación con revisiones visuales y etiqueta rápido a tus compañeros para cualquier archivo. Agiliza entregas con más de 400 integraciones de Wrike, incluido otro software de gestión de documentos. Acceso rápido a documentos, actualizaciones y debates sobre tareas. Descubre más sobre Wrike

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Aplicación que te permite crear, editar y ver cualquier documento de Microsoft Word, hoja de cálculo de Excel y archivo de Powerpoint.
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Ya sea que prefieras tus archivos en la nube o en la empresa, hay una solución total de gestión de documentos para ti.
La mejor solución de gestión de documentos (DMS), eFileCabinet se adapta a tus documentos en papel y datos digitales a través de una organización automatizada, aprobaciones y uso compartido desde un solo panel. La incorporación y la integración sin esfuerzo con el popular software empresarial significa que puedes comenzar a trabajar. Siéntete seguro sabiendo que cumples la normativa y estás cubierto, con todos tus datos a solo un clic de distancia. No importa dónde te encuentres, lo que exija tu negocio o la velocidad a la que escalas, eFileCabinet te respalda. Descubre más sobre eFileCabinet

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It is a creative project management solution that helps businesses create notes, add annotations, share ideas, and more.
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Bluebeam Revu 2015 presenta nuevas funciones y mejoras altamente muy solicitadas para automatizar y agilizar los procesos de trabajo fundamentales.
Solución de PDF de Bluebeam para los usuarios que deseen crear, editar y marcar archivos PDF, y colaborar con los socios del proyecto en tiempo real, o en cualquier momento, utilizando Bluebeam Studio. Descubre más sobre Bluebeam Revu

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Software de colaboración diseñado para ayudar a los equipos a compartir archivos, gestionar tareas, colaborar en documentos, comunicarse más rápido y hacer más cosas.
Samepage es un galardonado software de gestión de documentos creado para ayudar a los equipos a crear en conjunto documentos, compartir archivos, gestionar tareas y calendarios, dibujar diagramas y editar hojas de cálculo, entre otros, todo en tiempo real. El uso compartido seguro te ayuda a colaborar con compañeros de trabajo, contratistas, clientes, etc. El chat de grupo y las videollamadas te permiten ver a tu equipo y sus conversaciones además del contenido en el que están trabajando juntos. También se integra con cientos de aplicaciones para ayudarte a consolidar flujos de trabajo y evitar la sobrecarga de correos electrónicos. Descubre más sobre Samepage

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Un editor de PDF en línea integral, firma electrónica incorporada y creador de formularios que se pueden rellenar.
PDFfiller es un editor de PDF en línea compatible con GDPR, administrador de firmas electrónicas y creador de formularios PDF que se puede rellenar en una sola aplicación web. Edita y firma electrónicamente documentos PDF en línea, crea formularios PDF que se puedan rellenar y envíalos para firmarlos. Comparte documentos por correo electrónico, redes sociales o colócalos en el sitio web de tu empresa. Envía por fax, imprime o envía archivos PDF a través de USPS directamente desde tu cuenta de PDFfiller. Obtén copias completas de los formularios PDF enviados y firmados y extrae automáticamente los datos en un archivo Excel, CRM o base de datos. Descubre más sobre pdfFiller

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La automatización de Process Street ahorra tiempo y dinero. Crea y personaliza listas de verificación para mantener la organización de los equipos y documentos.
Process Street gestiona fácilmente los documentos de los equipos y los flujos de trabajo asociados. Proporciona a las empresas una forma optimizada y no técnica de crear y personalizar listas de verificación enriquecidas. Incluye procesos de aprobación sólidos, lógica condicional e integración con más de 1000 aplicaciones. La automatización de los procesos ahorra dinero garantizando flujos de trabajo eficientes y uniformes que aumentan la productividad de los empleados. Descubre más sobre Process Street

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Document software that enables users to publish newsletters or documents, collaborate with team members, and more.
Document software that enables users to publish newsletters or documents, collaborate with team members, add 3D models to reports, and more.

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CMS diseñado para ayudar tanto a usuarios novatos como a desarrolladores expertos a crear sitios web y aplicaciones.
CMS diseñado para ayudar tanto a usuarios novatos como a desarrolladores expertos a crear sitios web y aplicaciones.

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Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar.
Solución incorporada de intercambio de archivos disponible en todos los dispositivos Apple. Todos los archivos, fotos, notas y mensajes se almacenan en un solo lugar. Permite acceder a todos los archivos desde múltiples dispositivos con iCloud Drive y protege los datos con copias de seguridad automáticas. Descubre más sobre iCloud

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Solución de gestión de proyectos local y basada en la nube que permite a empresas de todos los tamaños gestionar notas, tareas, proyectos, bases de datos y más.
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Brandfolder inspira el uso, permite el descubrimiento rápido y agiliza los flujos de trabajo entre los equipos.
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Simplifica el proceso de auditorías e impuestos y, a la vez, mejora la experiencia del cliente a través de la automatización de gestión de documentos y lista de solicitudes.
Suralink es una importante aplicación para la administración de listas de solicitudes. Esto ayuda a los estudios contables a simplificar el proceso de documentación de auditorías e impuestos y, a la vez, mejorar la experiencia del cliente. Esta aplicación basada en la nube integra una lista dinámica de solicitudes y flujo de trabajo de asignaciones con una plataforma de alojamiento de archivos segura con el fin de brindar a los clientes acceso a un portal todo en uno y fácil de usar. Esta tecnología y la experiencia en el sector ayudan a más de 275 de las principales empresas de América del Norte y el Reino Unido a garantizar un proceso más simple y seguro. Descubre más sobre Suralink

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Sistema de gestión de contenidos de código abierto utilizado por algunos de los sitios web más grandes, como The Economist y la Casa Blanca.
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Potencia tu contenido con una solución DAM galardonada y un servicio incomparable. A partir de 28 000 USD por año.
Reconocida como la ganadora de los premios SIIA CODiE 2017 por la mejor solución DAM, Widen presta servicios a empresas medianas y grandes con una plataforma basada en datos, Widen Collective. Las cinco aplicaciones clave abarcan gestión de marca, administración de video y gestión de trabajo creativo y se integran con más de 30 aplicaciones, desde suites creativas hasta colaboración y etiquetado automático. Potencia tu gestión de contenido con herramientas y servicios galardonados e incomparables, a partir de 28 000 USD por año. Solicita una demostración hoy. Descubre más sobre Widen Collective

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Alternativa de Adobe® Acrobat®: PDFelement es tu solución PDF integral. Crea, edita, convierte y firma archivos PDF de una mejor manera.
PDFelement es una solución PDF de nivel empresarial que es asequible y excepcionalmente fácil de usar. Viene con herramientas profesionales que hacen que el cambio de Adobe Acrobat sea una buena decisión de negocios. Más que nunca, las empresas necesitan una solución potente, pero intuitiva que sea fácil de implementar y se pueda estandarizar en las plataformas Windows y Mac. PDFelement es la única solución rentable que cumple estos requisitos. Descubre más sobre PDFelement

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ONLYOFFICE es un paquete de oficina online seguro. Está diseñado para ayudar a los equipos en la gestión y la colaboración con un fuerte enfoque en los documentos.
ONLYOFFICE es una oficina corporativa colaborativa disponible como un servicio en la nube y una solución local. Incluye un paquete de edición de colaboración 3 en 1 totalmente compatible con formatos de MS, herramientas para administrar documentos y proyectos, CRM, calendario, correo, instrumentos de comunicación y configuraciones de seguridad avanzadas. ONLYOFFICE también proporciona aplicaciones gratuitas de escritorio y móviles que se pueden conectar a la nube. Descubre más sobre ONLYOFFICE Workspace

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Una solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos desarrollada para empresas. Con seguridad de vanguardia y compatible con el cumplimiento de las normas.
Citrix ShareFile es una solución segura de almacenamiento y uso compartido de archivos desarrollada para empresas. Con seguridad de vanguardia y compatible con el cumplimiento de las normas y junto con infraestructura segura y comprobada, ofrece un portal online personalizado con la marca y protegido con contraseña, con almacenamiento de archivos ilimitado en la nube y la capacidad para enviar archivos de hasta 100 GB de tamaño a clientes y compañeros de trabajo, desde cualquier computadora o dispositivo móvil. ShareFile es una excelente opción para las empresas que buscan optimizar los flujos de trabajo y mejorar la seguridad de los datos. Descubre más sobre Citrix ShareFile

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El primer software para PDF que realmente te gustará. Smallpdf cuenta con 17 herramientas para PDF en 20 idiomas y con la confianza de 15 millones de usuarios mensuales.
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  • Seguimiento de la conformidad
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Funcionalidades

  • Herramientas de colaboración
  • Control de versiones
  • Archivo y conservación
  • Creación de documentos
  • Firma electrónica
  • Seguimiento de la conformidad

Guía de Compra de Software de gestión documental

¿Qué es el software de gestión documental?

El software de gestión documental te ayuda a crear, almacenar y compartir documentos, desde formularios y contratos estándar hasta correspondencia individual. Estas aplicaciones incluyen funciones como captura de imágenes, búsqueda de documentos y gestión de accesos que permiten a los usuarios consultar fácilmente los documentos de su empresa.

Ventajas del software de gestión documental

Las soluciones de gestión documental ayudan a la transformación digital de tu empresa eliminando la necesidad de gestionar manualmente documentos administrativos.

A continuación se presentan algunas de las ventajas que ofrecen las soluciones de gestión documental:

  • Acceder a los documentos en cualquier momento y lugar
  • Colaborar mediante el intercambio de archivos
  • Proteger los documentos vitales de la empresa ante accesos no autorizados, cibercrimen, ransomware y desastres naturales
  • Reducir los costes relacionados con el almacenamiento de documentos físicos

Funciones comunes del software de gestión documental

  • Captura de documentos: aprovechar la tecnología de captura de imágenes para digitalizar documentos impresos. Las plataformas más avanzadas ofrecen reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y funciones de búsqueda.
  • Almacenamiento de documentos: almacenar, acceder, compartir y editar documentos en una plataforma común.
  • Búsqueda en texto completo: encontrar archivos y documentos relevantes introduciendo palabras clave en un campo de búsqueda.
  • Control de accesos/permisos: gestionar los permisos de acceso a documentos para personas o grupos específicos y controlar quién puede ver y/o editar los documentos.
  • Herramientas de colaboración: compartir documentos con personas o grupos y permitir que los editen y añadan comentarios.
  • Archivo de documentos: crear un repositorio centralizado en el que almacenar datos confidenciales y archivados para su referencia futura.

Consideraciones a la hora de comprar software de gestión documental

  • Capacidades de integración: para usar de manera óptima una solución de gestión documental, los usuarios deben integrarla con otros sistemas clave para el negocio como los de contabilidad, gestión de relaciones con los clientes (CRM) o Recursos Humanos. Estas integraciones te ayudarán a aprovechar todas las capacidades de almacenamiento e intercambio de documentos de tu sistema de gestión documental. Además, podrás realizar búsquedas de texto en la documentación de toda la empresa. Al integrar un software de gestión documental con, por ejemplo, una solución de contabilidad, los usuarios pueden indexar y almacenar documentos financieros y contables para acceder a ellos fácilmente cuando se realicen auditorías internas o externas.
  • Seguridad de los datos: las pequeñas empresas se enfrentan a amenazas de seguridad de datos externas (como filtraciones y hackeos) e internas (como robo de datos por parte de empleados). Un sistema de gestión documental es el que almacena todos los documentos importantes de la empresa, por lo que es más susceptible a recibir ataques de este tipo. Para evitar por completo la pérdida de datos, asegúrate de que el sistema de gestión documental que elijas esté equipado con los últimos protocolos y metodologías de seguridad, como cifrado avanzado estándar (AES) de 256 bits y cifrado SSL/TLS (capa de sockets seguros/seguridad en capas de transporte).
  • Escaneado e imagen de documentos: el escaneado y creación de imágenes de documentos permite escanear documentos en papel y clasificarlos mediante palabras clave. El almacenamiento digital y una correcta clasificación facilitan a los usuarios la búsqueda de documentos. Algunos productos también ofrecen funciones de OCR, que convierte los documentos manuscritos en formatos digitales. Aquellos compradores que trabajen con muchos documentos físicos deberían preseleccionar productos que incluyan esta función.

Tendencias relevantes en software de gestión documental

  • Las empresas buscan integrar estrechamente su software de gestión de proyectos y su software de gestión documental: la colaboración suele abarcar a distintos equipos dentro de una misma empresa. Para mejorar la eficiencia operativa, las empresas están adoptando herramientas unificadas que ahorran tiempo y esfuerzo a los usuarios. Por ello, cada vez más empresas buscan integrar su solución de gestión de proyectos con el software de gestión documental para que los usuarios puedan compartir documentos mientras trabajan en un proyecto.
  • El futuro de la gestión de documentos es móvil: el uso de dispositivos móviles va en aumento, así que las pequeñas empresas priorizan las capacidades móviles. Cabe esperar que los proveedores ofrezcan cada vez más servicios móviles, como interfaces adaptables, aplicaciones móviles y portales de cliente.