¿Qué es el software de gestión de activos digitales?

El software de gestión de activos digitales es una herramienta que automatiza la gestión de activos de medios como anuncios, imágenes de producto, documentación de ventas y archivos de audio y vídeo. Las herramientas de gestión de activos digitales permiten a los usuarios desarrollar, organizar, distribuir y gestionar permisos de acceso a los activos digitales en distintas ubicaciones y sectores de negocio.

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de activos digitales?

Las ventajas del software de gestión de activos digitales son:

• Buscar rápidamente imágenes y documentos: la mayoría de las empresas emplean distintas herramientas para trabajar con sus activos de medios (como editores gráficos, herramientas de almacenamiento en la nube, soluciones de marketing y archivos de escritorio), por lo que puede resultar complicado organizar y encontrar activos individuales. Los sistemas de gestión de activos digitales proporcionan un repositorio para los activos de medios y un portal para realizar búsquedas combinadas. Con las soluciones de gestión de activos digitales, los usuarios pueden añadir etiquetas personalizables a cada activo, lo que facilita la búsqueda de palabras clave para encontrar los archivos con mayor celeridad.
• Gestionar fácilmente las licencias y acuerdos de usuario: los activos de medios están sujetos a distintos acuerdos de licencia, restricciones de derechos de autor y acuerdos de usuario. Gestionar el cumplimiento de cada activo de medios puede ser una tarea abrumadora. Los sistemas de gestión de activos digitales permiten a los usuarios definir fechas de caducidad de los activos de medios, lo que ayuda a reducir las infracciones de acuerdos por parte de los usuarios.
• Crear estrategias eficientes de reutilización de contenido: la reutilización de contenido, que ayuda a los usuarios a mejorar la calidad de los activos y el ROI, es una tarea laboriosa. Los profesionales del marketing de contenidos deben buscar activos en distintas fuentes, encontrar el contenido con mejor rendimiento para la reutilización y asegurarse de que los creadores de contenido cuentan con la versión más reciente de cada activo. Los sistemas de gestión de activos digitales ofrecen múltiples funciones para resolver estos desafíos, incluido el control de versiones, que ofrece a los profesionales del marketing la versión más reciente de cada activo. La función de analítica de contenido facilita la comparación del rendimiento de distintos activos y ayuda a decidir cuáles emplear.

¿Cuáles son las funciones más comunes del software de gestión de activos digitales?

Las funciones más comunes del software de gestión de activos digitales son:

• Categorizar activos: etiquetar y organizar activos en carpetas y subcarpetas, así como definir la jerarquía de archivos.
• Controlar activos: cargar, descargar y eliminar archivos. Fijar fechas de caducidad para los activos según las licencias y acuerdos de usuario.
• Crear una biblioteca de activos: almacenar y organizar todos los activos, incluidas imágenes, vídeos y otros archivos multimedia.
• Compartir activos: otorgar a individuos y grupos acceso a los archivos del sistema.
• Acceder a controles/permisos: definir niveles de autorización para acceder a archivos y carpetas específicos. Otorgar permisos de lectura, edición/escritura o ambos.
• Gestionar metadatos: gestionar y supervisar los datos de referencia de los archivos, como etiquetas, título, comentarios, fecha de creación y tamaño.
• Buscar/filtrar: buscar y filtrar elementos usando nombres, palabras clave, descripciones y etiquetas.

¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de comprar software de gestión de activos digitales?

• Integración con las plataformas de marketing existentes: para sacar el máximo partido de un sistema de gestión de activos digitales, asegúrate de que puede integrarse con el resto del ecosistema de herramientas de marketing (como el software de gestión de campañas, las herramientas de email marketing y las herramientas de automatización de marketing). Con las soluciones integradas, los usuarios pueden importar/exportar directamente archivos desde la herramienta de gestión de activos digitales a sus herramientas de marketing, lo que ahorra el tiempo y esfuerzo necesarios para buscar, descargar y cargar manualmente los archivos.
• Analíticas de datos: en la era de las decisiones basadas en datos, la capacidad de las funciones analíticas se ha convertido en una de las consideraciones más importantes a la hora de comprar cualquier solución de software. Esta tendencia también es aplicable al software de gestión de activos digitales. El software de gestión de activos digitales ofrece distintas ventajas para el análisis de datos, como la creación de informes sobre las descargas de contenido y búsquedas de palabras clave. Con estos informes, los profesionales del marketing pueden comprender las tendencias de demanda de activos y tomar decisiones fundamentadas sobre la compra y creación de nuevos activos digitales.

¿Cuáles son las tendencias relevantes en software de gestión de activos digitales?

• El aprendizaje automático impulsará la automatización de los sistemas de gestión de activos digitales: la adopción del aprendizaje automático por parte de las pymes aumenta a toda velocidad. Esta tecnología está transformando todos los mercados y el software de gestión de activos digitales no es una excepción. Los algoritmos de aprendizaje automático ayudan a las empresas a automatizar los procesos de gestión de metadatos identificando etiquetas a partir de los atributos de la imagen, como color y objetos. Esto aumenta el número de resultados de búsqueda relevantes y reduce la necesidad de realizar búsquedas usando múltiples variaciones de las palabras clave.
• Las necesidades de seguridad de datos y propiedad del contenido impulsarán la adopción del blockchain en el software de gestión de activos digitales: el creciente número de ciberataques exige estrictos protocolos de seguridad de datos. Los proveedores de software para pymes están adoptando las últimas tecnologías de seguridad de TI que, anteriormente, solo se encontraban disponibles a nivel empresarial. El blockchain es un ejemplo de ello; no solo asegura el sistema de gestión de activos digitales, sino que también proporciona pruebas de propiedad de los documentos. Por ejemplo, los contratos inteligentes creados con blockchain pueden asegurar que los derechos de uso/propiedad de las imágenes se transfieren del fotógrafo o empresa de medios al comprador.