¿Qué es el software para agendar citas?

El software para agendar citas permite a empresas y profesionales agilizar sus procesos de reserva y gestionar citas con personal, clientes, pacientes y otros. Con este software, tu empresa puede enviar recordatorios antes de las citas para minimizar las ausencias y las cancelaciones en el último minuto. También ayuda a evitar problemas como las reservas duplicadas y la sobrerreserva proporcionando información en tiempo real de las citas diarias.

Ventajas del software para agendar citas

• Reducir las ausencias y los huecos en la agenda: el software para agendar citas realiza un seguimiento de las próximas citas y envía recordatorios por adelantado a clientes y proveedores de servicios. Estos avisos ayudan a los asistentes a recordar sus citas y minimizan las ausencias. Gracias a las funciones de comunicación integradas, los clientes pueden incluso reprogramar sus citas e informar de antemano a los proveedores de servicios (por mensaje de texto o correo electrónico) en caso de tener que modificarlas.
• Reservar cómodamente mediante múltiples canales: a diferencia de los métodos tradicionales para agendar citas, en los que los clientes reservan por teléfono o en persona, el software para agendar citas ofrece flexibilidad y permite elegir el modo de realizar la reserva. Los clientes pueden reservar sus citas por teléfono o mediante aplicaciones móviles, portales online y agencias de terceros. Esto ayuda a atraer clientes/pacientes desde múltiples canales y brinda una mejor experiencia al usuario.
• Programar los horarios del personal con eficiencia: la mayoría de los software para agendar citas permiten a las empresas supervisar los horarios del personal. Esto facilita la organización y asignación de turnos, el seguimiento diario de la asistencia y el registro de las actividades diarias sin costo adicional.

Funciones comunes del software para agendar citas

• Recordar las citas: enviar recordatorios automatizados a los clientes y proveedores de servicios para recordarles con antelación las próximas citas, pagos o cambios de programación.
• Realizar reservas online: reservar citas de clientes mediante portales de reserva online, aplicaciones móviles, kioscos y más. También pueden visualizar los horarios de cita disponibles y reservar sus preferidos.
• Programar de forma automatizada: comprobar la disponibilidad en tiempo real y asignar turnos según el rol, la antigüedad, la preferencia de turnos y más.
• Sincronizar calendarios: sincronizar los detalles de reserva de los clientes y la programación de las citas con sistemas basados en la nube como Google Calendar, Outlook o iCal.
• Gestionar citas recurrentes: programar citas repetidas a intervalos regulares durante un determinado período de tiempo para que los clientes que asisten periódicamente no tengan que reservar una y otra vez.

Consideraciones a la hora de comprar software para agendar citas

• Busca aquellas funciones que satisfagan las necesidades concretas de tu negocio: el software para agendar citas se adapta a empresas de todos los tamaños y sus utilidades difieren para cada segmento de usuarios. Los negocios individuales suelen buscar una manera sencilla de programar y supervisar sus citas, mientras que las pequeñas y medianas empresas deben gestionar las reservas de citas y los turnos de la plantilla de forma eficiente. Las grandes empresas suelen necesitar sistemas repletos de funciones, con planificación de citas y personal, seguimiento temporal, recordatorios de reuniones, citas recurrentes, retención de clientes y funciones de multitarea. Como comprador, debes identificar los requisitos clave para tu empresa y elegir un software para agendar citas según tus necesidades específicas.
• Soluciones específicas del mercado: la mayoría de los software para agendar citas pueden usarse en empresas de todo tipo, pero existen ciertas soluciones dirigidas a sectores concretos como sanidad, hostelería y bienestar. Como comprador, debes dar preferencia a las soluciones específicas para tu tipo de negocio en lugar de al software genérico (si se adecua a tus necesidades de software). Con una solución específica, tendrás plantillas listas para usar y campos personalizados y optimizados para tu tipo de negocio. Además, el software ayudará a satisfacer el cumplimiento de las normativas de tu sector.

Tendencias relevantes en software para agendar citas

• Aumento de los bots de reserva de citas: ciertos proveedores, como SoBo Bot y botsplash, ofrecen chatbots de conversación que se integran en el sitio web de tu empresa, en Facebook Messenger y en aplicaciones de mensajería como WhatsApp. La combinación de estos chatbots y la inteligencia artificial está cambiando la comunicación tecnológica en el ámbito de la programación, ya que pueden interactuar con los clientes mediante mensajes de texto y voz y recibir/aprobar solicitudes de reserva sin necesidad de intervención del personal. Capterra ha descubierto que, aproximadamente, el 68 % de las pymes usan ya o planean usar a lo largo de los próximos dos años alguna tecnología de interfaz de usuario conversacional.
• Las soluciones para agendar citas son la puerta de entrada para una experiencia de cliente excepcional: la reserva de una primera cita es, en muchos casos, la primera interacción entre una empresa y su cliente. Si ofreces una estrategia de reserva multicanal, podrás mejorar la experiencia del cliente y aumentar la probabilidad de que las partes interesadas concierten una cita. Cada vez más empresas son conscientes de estas ventajas y se centran en proporcionar al cliente una mejor experiencia desde el primer momento.
• Auge de las aplicaciones para agendar citas: según una investigación publicada por eMarketer en 2018, los adultos estadounidenses pasan una media de 3 horas y 35 minutos al día usando sus teléfonos móviles. El 90 % de este tiempo se emplea en las aplicaciones móviles. Esto significa que tus clientes potenciales de Estados Unidos mostrarán, cada vez más, una clara preferencia por aquellas empresas y proveedores que ofrezcan aplicaciones para agendar citas.