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a elegir el mejor software
Software de onboarding
Los productos de software de onboarding eliminan la necesidad de formularios en papel y automatizan flujos de trabajo asociados a la incorporación de nuevo personal en una empresa.
Funcionalidades
- Gestión de empleados
- Portal de autoservicio
- Gestión de la conformidad
- Gestión de la formación
- Panel de actividades
- Manual del empleado
- Gestión de documentos
- Gestión de tareas
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Guía de Compra de Software de onboarding
Tabla de contenido
¿Qué es el software de onboarding?
El software de onboarding ayuda a los reclutadores y gerentes de equipo a optimizar el proceso de incorporación de nuevos empleados y facilita los procesos de contratación y formación. Estas soluciones ayudan a organizar y gestionar aspectos como los requisitos de documentación, la presentación de contactos o compañeros importantes y las políticas generales de la empresa.
Ventajas del software de onboarding
- Aumentar la implicación del empleado: el proceso de incorporación es la primera impresión que los nuevos empleados se llevan de la organización y puede tener un impacto duradero en su relación con la empresa. Al agilizar y gestionar todo el proceso, el software de onboarding permite a los empleados completar la documentación y formación necesarias a su ritmo y aporta flexibilidad al ciclo de contratación y formación.
- Agilizar y facilitar el cumplimiento gracias a la digitalización: las soluciones de onboarding permiten a los profesionales de recursos humanos gestionar la documentación digital de los nuevos empleados, incluida la verificación de los datos del empleado. Con las funciones de firma digital, los empleados pueden firmar y autorizar rápidamente los documentos necesarios. Esto reduce las necesidades de almacenamiento físico y demanda de mantenimiento de archivos a la vez que mejora el cumplimiento.
Funciones comunes del software de onboarding
- Gestionar cursos: crear cursos de formación y asignarlos a los empleados.
- Completar formularios de verificación electrónica/I-9: verificar los documentos y la identidad del nuevo personal.
- Crear formularios electrónicos: generar formularios digitales y compartirlos fácilmente para dar acceso a todas las partes interesadas.
- Firmar electrónicamente: firmar documentos digitalmente en el sistema.
- Crear manuales de empleados: desarrollar, almacenar y gestionar un manual de empleados que se puede compartir durante el proceso de incorporación.
- Gestionar un portal de empleados: ofrecer funciones de autoservicio a los empleados mediante un portal online.
- Gestionar archivos: mantener un repositorio categorizado con todos los documentos empresariales relevantes.
- Crear un repositorio de descripciones de empleo: crear, compartir y gestionar descripciones de empleo.
- Gestionar la orientación: ayudar a los profesionales de RR. HH. a crear y gestionar programas de orientación para los nuevos empleados.
- Gestionar tareas: permitir a los usuarios crear y gestionar listas de tareas pendientes y supervisar el estado de las mismas.
- Asignar mentores: asignar mentores a los miembros del equipo para que ayuden y asesoren a los nuevos empleados durante el proceso de incorporación.
Consideraciones a la hora de comprar software de onboarding
- Acceso móvil: los profesionales de RR. HH., reclutadores, empleados y gerentes usan el software de onboarding para supervisar y completar todo el proceso de incorporación; desde rellenar los formularios requeridos y cargar y descargar documentos hasta comprobar su progreso. Cada vez se contrata a más personal móvil, por lo que es esencial que el proveedor de software de onboarding se adapte a las demandas del mercado. Evalúa las necesidades de acceso móvil de tu empresa y asegúrate de seleccionar un software de onboarding que satisfaga todos los requisitos.
- Integración con el software existente: las soluciones de software de onboarding trabajan al unísono con otros programas, como los de RR. HH., reclutamiento, nóminas, prestaciones y administración y las herramientas de reporting. Es complicado, si no imposible, agilizar los procesos de incorporación si tu software de onboarding no es capaz de integrarse con los programas existentes. Antes de tomar una decisión de compra, investiga las capacidades de integración del software que deseas adquirir para no acabar usando un sistema compartimentado.
Tendencias relevantes en software de onboarding
- Las interfaces de usuario conversacionales transformarán el proceso de incorporación: los recientes avances en las tecnologías de interfaz de usuario conversacional han acelerado una amplia adopción por parte de las pequeñas empresas. Según un estudio de Capterra, casi el 70 % de las pequeñas empresas adoptarán tecnologías de chatbot en los próximos años. Los chatbots con inteligencia artificial transformarán funciones de la incorporación como el autoservicio de empleados, la resolución de consultas, el seguimiento del progreso y la introducción de datos.
- La gamificación aumentará el compromiso: la incorporación gamificada transforma este proceso monótono y obligatorio en una experiencia agradable. Los profesionales de RR. HH. y los formadores corporativos pueden crear cuestionarios, asignar medallas, mostrar tablas de puntuación y crear desafíos para que los empleados aprendan e interioricen los objetivos y la visión de la organización. Con la gamificación, los empleados aprenden y se incorporan más rápido. Es de esperar que esta tendencia siga popularizándose durante los próximos años.